15 jaar RBB met Bram van der Kamp

Spiegeltje, spiegeltje aan de wand…

Benchmark
Leren is doen
The golden circle
Spiegeltje, spiegeltje aan de wand…
Naar een Netwerk van publieke dienstverleners

Waar komt de RBB Groep vandaan?
Wat waren de achtergronden, wat heeft het opgeleverd
en is er toekomst voor het leernetwerk?

Bram van der Kamp heeft 13 jaar met enthousiaste collega’s in bestuur en programmaleiding samengewerkt en haalt herinneringen op over de oorsprong  van de benchmark, het onderzoek en het leren.
En kijkt vooruit.


Er was eens….
……een minister van onderwijs die op verzoek van de Tweede Kamer de uitvoeringskosten van de IB-Groep, nu DUO, onder de loep wilde nemen. Werd daar wel efficiënt gewerkt? Hij gaf opdracht aan KPMG om die kosten eens te vergelijken met o.a. SVB, DUO en Kadaster. De IB-Groep kwam daar overigens goed uit, maar het opende bij een aantal bestuurders wel de ogen: “We zouden vaker bij elkaar in de keuken moeten kijken”. Aldus geschiedde. Het onderzoek werd herhaald met een tiental uitvoeringsorganisaties. En zo werd de kiem gelegd voor het huidige unieke leernetwerk.

Waarom uniek
De overheid heeft voor de dienstverlening aan de burger een groot aantal uitvoeringsorganisaties in het leven geroepen. Als je wordt geboren krijgen je ouders te maken met de SVB voor de kinderbijslag, je gaat studeren met studiefinanciering van DUO, je haalt je rijbewijs bij het CBR, laat je koophuis registeren bij de het Kadaster en je auto bij de RDW. Mocht je onverhoopt werkloos worden dan helpt het UWV, heb je zorg nodig dan komen CIZ en CAK in beeld, rijd je een scheve schaats dan zijn daar CJIB, DJI en Reclassering, kortom gedurende je (werkzame) leven heb je met allerlei overheidsinstanties te maken. En ga je uiteindelijk met pensioen, dan is de cirkel weer rond met de AOW van de SVB.

39 van deze organisaties hebben zich in de afgelopen 15 jaar verenigd in de RBB-Groep. Het unieke zit in de vrijwilligheid, de autonomie en het geloof betere dienstverlening te realiseren door prestatievergelijking en leren van elkaar.

De benchmark (“het gaat niet alleen om cijfers”)
Aanvankelijk is de benchmark uitgevoerd met 123 prestatie indicatoren op de bedrijfsvoering, gecombineerd met vragen van (externe) auditoren naar gedrag en cultuur, samengevat in 140 pagina’s met tabellen, spinnenwebben etc. De ambitie is eens in de vier jaar meedoen. De rapporten doorbladerend valt direct de bereidheid op om good practices te delen. Waar ben ik trots op en waar kunnen anderen hun voordeel mee doen. Daar schuilt in die beginfase al de belangrijkste betekenis van het benchmarken: leren.
Tegelijkertijd valt op dat 123 indicatoren veel te veel is en dat het voor een prestatievergelijking belangrijk is de thermometer jaarlijks te gebruiken. Vanaf 2005 worden de indicatoren tot 30 teruggebracht en de benchmark jaarlijks uitgevoerd. De volgende stap in volwassenwording vanaf 2008 is de bestuurlijke bereidheid naar elkaar transparant te zijn. Met de introductie van het digitale platform CViews in 2012 wordt dat nog verder vergemakkelijkt. Iedere bestuurder kan met zijn account alle cijfers inzien en online, ook met de tablet, vergelijken.
Met de jaarlijkse meting en de bestuurderschallenges levert de benchmark een betekenisvolle bijdrage aan het efficiënt organiseren van de bedrijfsvoering.
In 2016 is de benchmark Dienstverlening opgezet. Aanleiding daarvoor waren aanbevelingen van de Nationale ombudsman om in de uitvoering beter aan te sluiten bij verwachtingen en mogelijkheden van burgers. Recent is dit belang helder verwoord door de WRR in het rapport Weten is nog geen doen.

Onderzoek (“het mes snijdt aan twee kanten”)
Met de introductie van de jaarlijkse benchmark op de bedrijfsvoering in 2008 ontstaat meer ruimte om de ambitie van organisaties in beeld te krijgen. Meer en meer realiseren de leiders van organisaties zich dat continuïteit van dienstverlening niet alleen kwantitatief dient te worden gemonitord maar dat ook veel aandacht nodig is voor de zogenaamde soft controls in de organisatie. Met soft controls wordt bedoeld professionele ruimte, innovatief vermogen, cultuur etc.
Kern van het RBB-onderzoek is de ambitie van de organisatie: wat wil ik als organisatie over 5 jaar hebben bereikt, welke vraagstukken moeten dan worden aangepakt.
Tot 2017 zijn 82 onderzoeken uitgevoerd, eerst op basis van het INK model, later met het Business Maturity model, het High Performance Organisations model en nu het RealtimeIX/RBB model. Gemeenschappelijk in alle modellen is dat de uitvoering plaatsvindt door onderzoekers van de RBB partners. Daarmee is een van de belangrijkste assets gerealiseerd.

De organisatie wordt niet door een buitenstaander onderzocht maar door collega’s die “met de voeten in dezelfde klei staan”.

Bovendien leren de onderzoekers van elkaar: het mes snijdt aan twee kanten. De ruim 100 collega’s die de afgelopen jaren hebben meegedaan zijn vol lof over deze aanpak. Het heeft hun blik verbreed.

Leren is doen
Op alle denkbare manieren heeft de RBB Groep het leren van elkaar gestimuleerd. Vaak op een heel praktische manier. Met elkaar bevragen in het netwerk via mail en telefoon, waarbij de RBB contactpersonen een cruciale rol vervullen. De volgende stap in de volwassenwording is het gebruik van social media met de vernieuwde meer op interactie gerichte website.
Themabijeenkomsten naar aanleiding van actuele gebeurtenissen, denk aan de economische crisis en de daaruit voortvloeiende taakstellingen, hebben cfo’s bij elkaar gebracht. De inspanningen om de mobiliteit van personeel te bevorderen heeft geleid tot bijeenkomsten van HR managers. Die bijeenkomsten smaken naar meer en worden geïnstitutionaliseerd in platforms. Platforms die als paddenstoelen uit de grond zijn geschoten: risicomanagement, informatievoorziening, maatschappelijk verantwoord ondernemen. Met vallen en opstaan. Krachtige moderatoren hebben geholpen bij de doorontwikkeling.

Een belangrijke stimulans aan het leren is in 2012 gegeven met de strijd om de RBB Award.

Iedere partner kan zijn best practice inzenden. Drie genomineerden pitchen hun voorstel op de jaarlijkse netwerkdag Leren in uitvoering en uiteindelijk wordt er een winnaar aangewezen door jury en publiek.
De meest recente 32 inzendingen zijn te vinden op de website. Doe er je voordeel mee.

The golden circle
Simon Sinek, 2009, wie kent de hit op YouTube niet. De zoektocht naar de WHY is een belangrijke inspiratiebron gebleken. Veel organisaties zijn op zoek gegaan naar zingeving. Voor wie doen wij het als overheidsinstantie.

Hoe bewust gaan we met onze activiteiten om en hoe inspireren we onze collega’s.

De RBB Groep heeft in de afgelopen 15 jaar veel inspiratie geput uit contacten met de Nationale ombudsman, de Kafkabrigade, Nederland Kennisland, WRR, experts van grote en kleine adviesbureaus, overlegorganen, ministeries en andere samenwerkingsverbanden. Steeds weer op zoek naar inspiratie en verbetermogelijkheden.

Spiegeltje, spiegeltje aan de wand….
Een terugblik eindigt onontkoombaar ook in een vooruitblik. Is er toekomst voor de RBB Groep, het leerhuis van de dienstverlening?

Benchmark à la RBB is meer dan een beauty-contest, een Nationale Oliebollentest. Wij zijn verder gegaan dan ….wie is de schoonste van het land?

Want wij kijken niet in een gewone spiegel, maar vooral in de dodehoekspiegel. De dodehoekspiegel waarin je dingen ziet die je in de normale spiegel niet ziet….

De afgelopen 15 jaar hebben laten zien dat deze spiegel bij de benchmark, het onderzoek en het leren van grote waarde is gebleken voor het netwerk.

Ook voor de toekomst van optimale dienstverlening aan de burger zijn waarden als vertrouwelijkheid en openheid naar elkaar belangrijk om verder te leren en ambities te verwezenlijken.

Programmaleiding en bestuur hebben in 2017 een impuls gegeven aan het netwerk met RBB Next Level.
Aandachtspunten zijn:
• effectmeting, dat wil zeggen de outcome van onze inspanningen aan de buitenwereld te laten zien,
• de opbrengst van het leren verder vergroten door thematisch te werken, en
• een betere koppeling te leggen tussen de platforms en de bestuurders.

Naar een Netwerk van publieke dienstverleners
De RBB groep is een netwerk met het accent op leren van en met elkaar. Naast de RBB Groep zijn er nog andere netwerken. De Manifestgroep (dienstverlening), Handvestgroep Publiek Verantwoorden (governance) en Klein Lef (leren kleine organisaties).
De voorzitters van de vier netwerken zijn in 2017 een discussie gestart om te komen tot één Netwerk van publieke dienstverleners. Ambitie is een grotere slagkracht als gezamenlijke uitvoeringsorganisaties aan de dag te leggen door het organiseren van bestuurderstafels over prangende maatschappelijke thema’s en het creëren van een gemeenschappelijk leerhuis met één programmabureau en één begroting. De plannen worden het komende half jaar verder uitgewerkt. Ook daarbij staan collegiale toetsing en samen nog beter presteren voorop.

Onder het motto: Samen leren, samen beter, samen doen!